3 mejores prácticas para una gestión óptima de las llamadas telefónicas internas


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Las centrales telefónicas tienen una importancia fundamental para las empresas y los profesionales. ¿Ha optado por una estrategia de gestión de llamadas interna? Esto implica que usted maneja todo el tráfico telefónico de su empresa por sí mismo o a través de un equipo creado para este fin. He aquí algunas de las mejores prácticas para optimizar su trabajo

Configurar un servicio telefónico dedicado

Para una mejor gestión de las comunicaciones telefónicas es importante establecer un servicio específico. También puede utilizar un software call center en el cloud. De hecho, una gestión interna seria implica al menos 3 elementos clave : 

- Una plataforma o centro de llamadas dedicado que centraliza la gestión de las llamadas confiadas a un gestor, 

- Un equipo dedicado y formado en el uso de los sistemas telefónicos y la recepción telefónica, 

- Equipos y terminales de alto rendimiento para gestionar la actividad telefónica (software, auriculares y teléfonos).

Invertir en equipos y herramientas de calidad y alto rendimiento

Se trata de dotar a los equipos y empleados del servicio de llamadas de los equipos y programas informáticos imprescindibles para gestionar las llamadas y procesar las centrales telefónicas. Elegir soluciones de telefonía empresarial innovadoras y de alto rendimiento puede ser una garantía de eficacia. 

Según el modelo de centralita que elija, podrá aprovechar las ventajas del servidor de voz interactivo (IVR), que le permite configurar un buzón de voz automatizado y redirigir las llamadas entrantes según sus necesidades. Pero, además, registre las estadísticas de las llamadas para su análisis, configure grupos de llamadas según el horario de sus equipos, etc.

Un único número de teléfono para simplificar los puntos de contacto

Siempre con vistas a optimizar la gestión de sus llamadas entrantes, se recomienda adoptar un único número de teléfono para todas las llamadas entrantes. Esto tiene la ventaja de facilitar la identificación del número de la empresa, pero también permite una distribución fluida y óptima de las llamadas entre los destinatarios de su organización.